Planing & Control nader bekeken

Planning & Control: continue verbeteren

Veel gemeenten zijn er continu mee bezig: het verbeteren van het planning & control instrumentarium. Waar planning & control op alle lagen in de organisatie moet ondersteunen bij het  monitoren, evalueren en (bij)sturen leidt het in de praktijk vaak tot frustratie over een gebrek of juist overvloed aan informatie of over het feit dat de informatie vaak achterhaald is. Hoe komt dat toch? Uit onze ervaring zien we drie hoofdoorzaken.

Totstandkoming P&C

De doorlooptijd om P&C documenten te produceren is vaak lang. Informatie moet uit meerdere systemen gehaald worden en via handmatige analyses en het samenvoegen van informatie ontstaat relevante informatie voor de P&C documenten. Hierdoor is informatie oud en deels achterhaald tegen te tijd dat deze de doelgroep bereikt en verliest de informatie zijn waarde als stuurinstrument.

Steeds meer taken worden ondergebracht bij lokale overheden. Soms worden ze in eigen beheer uitgevoerd, maar in toenemende mate ook op afstand. Tijdens de behandeling worden hierover logischerwijs veel vragen gesteld. Maar dit zijn vaak incidentele vragen die veelal structureel beantwoord worden. Hierdoor neemt de hoeveelheid informatie in P&C documenten steeds verder toe. Voor de gebruikers is het daardoor steeds moeilijker om de hoofdlijn te bewaken en trends te ontdekken. 

Incidentele vragen leiden tot structurele antwoorden
Een beeld zegt meer dan duizend woorden

Van oudsher wordt informatie veelal tekstueel gepresenteerd. Van nature heeft de mens de neiging informatie te nuanceren en zo ontstaan lijvige teksten om een relatief korte boodschap te presenteren.  Het visueel weergeven van trends of ontwikkelingen helpt de lezer sneller tot de kern te komen en daarmee te ondersteunen in een efficiënt en effectief besluitvormingsproces. 

Hoe kan het ook? Sturen met smart indicatoren!

Steeds vaker horen wij van raadsleden: hoe kan ik sturen op …? Dat is een moeilijke vraag, omdat niet alles grijpbaar is. Maar toch begint het vaak met het zorgen voor SMART-geformuleerde doelstellingen en indicatoren op elk niveau (van middelen tot het maatschappelijk effect). Deze indicatoren zijn cruciaal in de democratische controle die de raad uitvoert, maar geven ook college en organisatie een concreet doel om naartoe te werken. De vrijblijvendheid wordt minder, de doelgerichtheid groter.

Wat kan Exilo voor u betekenen?

Exilo ondersteunt u onder andere door:

  • Quick scan leesbaarheid en informatiewaarde P&C documenten
  • Ontwikkelen indicatoren op uw beleid
  • Ontwikkelen visuele weergave (bijv. infographics) van informatie om de informatiewaarde te verhogen
  • Procesoptimalisatie om de doorlooptijd van de totstandkoming van P&C documenten te verkorten