Sociaal domein nader bekeken

Sociaal domein

In 2015 zijn de nieuwe taken van de WMO en de Jeugdzorg overgekomen naar de gemeenten. Dit is alweer enkele jaren geleden, maar heeft nog steeds haar weerslag op de bedrijfsvoering en financiële positie van veel gemeenten. Onze belangrijkste constateringen vanuit de praktijk zijn:

  • Het blijft lastig om een goede balans te vinden tussen enerzijds beleid en anderzijds de verantwoording. Hoe bent u als gemeente in staat om op een adequate manier de financiële verantwoording op te stellen zonder de burger of zorgaanbieders  (overmatig) te belasten en zonder dat u een onevenredig deel van het budget kwijt bent aan overhead?
  • De afhankelijkheid van de productieverantwoordingen van zorgaanbieders blijft groot, met als veel voorkomend gevolg een aanzienlijke toename van de doorlooptijd van de jaarrekening. De politieke behandeling vindt hierdoor laat plaats en valt soms samen met de behandeling van de kadernota en/of voorjaarsnota. Dit is onwenselijk.  
  • Veel gemeenten ervaren aanzienlijke tekorten op de financiering van de nieuw verkregen taken. Hierdoor ligt er continu druk op de begroting en ontstaat een noodzaak tot het maken van keuzes over wat wel en niet te doen als gemeente.
  • Onvoldoende kennis aanwezig binnen de gemeente om data adequaat te ontsluiten teneinde inzicht te krijgen in de (financiële) stromen van de gemeente.

Ook de accountant rapporteert in haar managementletter en/of boardletter veelal over deze punten. Zo zijn er maar weinig rapportages waarin niet is opgenomen dat de afhankelijkheid van de productieverantwoording groot blijft, veelal voorzien van het advies om in het primaire proces maatregelen te nemen. Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan!

Dit heeft vaak wel zijn weerslag op het debat tussen de gemeenteraad, college en de ambtelijke organisatie. Niet voor niets kregen wij als controlerend accountant vaak de vraag van de gemeenteraad waarom het toch allemaal zoveel tijd moet kosten. Deed de ambtelijke organisatie wel haar best? Of misbruikte ze de doorlooptijd om andere problemen op te lossen?

Desondanks realiseren ook wij ons dat de oplossing niet zo makkelijk is, maar betekent dit dan dat u niets kunt doen? Natuurlijk niet! En alhoewel de precieze oplossing van gemeente tot gemeente zal verschillen, willen wij toch een aantal punten in overweging geven:

  1. Wees duidelijk in wat u bedoelt. In veel gemeenten wordt bijvoorbeeld gesproken over een tekort. Maar is dit een tekort ten opzichte van de begroting of een tekort ten opzichte van het budget wat u vanuit de overheid ontvangt? En hanteert u het begrip tekort op een eenduidige manier als u zichzelf benchmarkt met andere gemeenten? Of wordt het verschil verklaard door een andere manier van begroten?
  2. Zorg voor duidelijk beleid. Wat wil de gemeente bereiken en op welke manier? Welk concessies in het administratieve of beheersproces is de gemeente wel dan wel niet bereid om te doen om deze doelen te behalen? 
  3. Zorg dat alle betrokken partijen adequaat zijn geïnformeerd. Dus informeer de gemeenteraad over wanneer zij de (politieke) behandeling in de gemeenteraad kunnen verwachten. Maar informeer bijvoorbeeld ook de controlerend accountant over wanneer u verwacht dat de informatie beschikbaar is en wanneer de accountant deze controleert. 
  4. Maak bij gemeentelijke samenwerkingsverbanden duidelijke afspraken over wie welke taak heeft en wat iedereen van elkaar mag verwachten. Wat regelt het samenwerkingsverband en wat moet u als gemeente zelf nog regelen? Voorkom hierdoor onnodige vertraging in de afronding.
  5. Denk na over de inrichting van uw interne beheersing. Veelal wordt bijvoorbeeld geadviseerd de afhankelijkheid van de productieverantwoordingen van zorgaanbieders te verkleinen door zelf controles uit te gaan voeren. Maar misschien is voor uw gemeente de afhankelijkheid van productieverantwoordingen de beste oplossing. Het allerbelangrijkste is dat het wel een bewuste keuze moet zijn!
Proces sociaal domein

Wat kan Exilo voor u betekenen?

De totstandkoming van beleid is het specialisme van de gemeente, daar heeft u geen hulp bij nodig. De vertaling naar een adequate interne beheersing is ons specialisme. Wij hebben ruime ervaring opgedaan bij diverse gemeenten en gezien wat niet werkt, maar ook waar wel succesvolle stappen zijn genomen. Een paar voorbeelden van hoe wij u kunnen assisteren:

  • Samen met de organisatie een analyse maken van maatregelen die, vanuit beleid, reeds aanwezig zijn en hoe deze ingezet kunnen worden bij de financiële verantwoording.
  • Bestaande plannen en constructies beoordelen en voorzien van adviezen ter verbetering, hierbij maken we vanzelfsprekend gebruik van onze ervaring bij andere gemeenten.
  • Ondersteuning bieden bij de totstandkoming van de financiële verantwoording, bijvoorbeeld door het analyseren van de verkregen verantwoordingen en het maken van de financiële vertaalslag voor de jaarrekening.