Robots en de overheid, het lijkt soms wel een moetje. Immers, het is toch belangrijk dat je meedoet aan de technologische ontwikkelingen dus dan moet je een robot hebben draaien! De praktijk leert dan dat die robot net niet (of helemaal niet) doet wat je voor ogen hebt waardoor deze vooral een last lijkt te zijn. Jammer, want Robotic Process Automation (RPA) kan echt wel iets brengen!

Waarom gaat het dan vaak fout? Dat kan verschillende redenen hebben maar een belangrijke die wij regelmatig voorbij zien komen is dat er geen goede voorbereidingen zijn getroffen. Leent het desbetreffende proces zich wel om te automatiseren? Platgeslagen is een robot immers niks anders als het automatiseren van een menselijke handeling op het scherm. Met andere woorden, de computer zet nu bijvoorbeeld de muisklik die de ambtenaar normaal zelf zet (en doet dit een stuk sneller, secuurder en zonder pauze). In principe niks mis mee onder de voorwaarde dat het proces uniform doorlopen kan worden, in de termen van process mining noemen we dat ook wel de zogeheten happy-flow. Oftewel het beoogde proces zonder afwijkingen/problemen. En dan is het ook wel handig als het geen proces is waar besluitvorming in voorkomt (dan kom je meer in de richting van artificial intelligence).

Dus hoe kan je RPA succesvol maken? Volg dan de volgende 5 stappen:

1. Bepaal welk proces zich leent voor het automatiseren. Het moet in ieder geval repeterend zijn, geen besluitvorming bevatten en zoveel mogelijk de happy-flow volgen om uitval te voorkomen. Daarnaast helpt het om klein te beginnen en bij voorkeur een eenvoudig proces.
2. Begin eerst met het toepassen van process mining. Door het modelleren van het proces krijg je inzicht in de verschillende stappen die doorlopen worden. Let op: zorg wel dat de randvoorwaarden aanwezig zijn. Zo moet er data beschikbaar zijn, moet deze volledig en betrouwbaar zijn, uniform geregistreerd worden en moeten er zogeheten event logs zijn.
3. Overweeg het proces eerst te optimaliseren alvorens je gaat automatiseren. Waar zitten er inefficiënties in? Zijn deze noodzakelijk of kan je die op een andere manier oplossen? Dit maakt een proces simpeler met een kleiner risico op uitval van de robot.
4. Zorg dat je de juiste medewerkers betrekt bij de implementatie. RPA is niet iets van de afdeling ICT maar ook niet alleen iets van het primaire proces. Betrek dus de verschillende expertises om de implementatie succesvol te maken.
5. Zorg dat het beheer op orde is. Ook een robot die loopt moet je in de gaten houden. Monitor bijvoorbeeld of de handelingen goed worden verricht, welke problemen er zich voordoen tijdens de uitvoering en zorg dat je bij het analyseren van release notes van de bestaande systemen ook het effect op de robot meeneemt. Als bijvoorbeeld invoervelden worden omgedraaid kan dit een enorm effect hebben op de correcte werking van de robot.

Kortom, het inzetten van robots kan zeker succesvol zijn en hoeft echt geen moetje te zijn. Wel is het van belang om het in de juiste volgorde te doen en eerst te zorgen dat de randvoorwaarden op orde zijn.