Voor veel (financials binnen) organisaties staat het begin van het jaar in het teken van het afsluiten van de administratie en het opstellen van de jaarstukken. Een jaarlijks terugkerend fenomeen, waarbij meer dan eens de nodige frustratie ontstaat bij het verzamelen, ordenen en analyseren van informatie. Overigens is deze frustratie niet alleen van toepassing op de jaarafsluiting maar op veel interne en externe rapportages. En voor publieke organisaties is dat toch de manier waarop de maatschappelijke meerwaarde verantwoord wordt. Het is dus van cruciaal belang om informatie zodanig te structuren, te analyseren en niet te vergeten te visualiseren zodat het van meerwaarde is voor de gebruikers van deze data. Kortgezegd van data naar informatie, oftewel business intelligence (BI).
Business intelligence is gericht op het verzamelen en analyseren van informatie over klanten/burgers/samenleving, beslissingsprocessen, beleidsinformatie, financiële informatie, trends, teneinde beslissingsondersteunende informatie (intelligence) te verkrijgen.
Het doel van business intelligence is afgeleid van de strategie van de organisatie, in het geval van publieke organisaties: de maatschappelijke effecten die beoogd worden. Deze effecten kunnen gebaseerd zijn op de korte termijn (bijvoorbeeld kwartaalcijfers ten aanzien van in-/uitstroom in het sociaal domein in relatie tot de kostenontwikkeling) dan wel op de lange termijn (bijvoorbeeld een stabiele financiële positie, gemeten via een aantal kengetallen). Business intelligence kan daarmee beschouwd worden als de opvolger van het managementinformatiesysteem uit voorgaande decennia. De belangrijkste verschillen volgen uit de digitalisering, waardoor informatie uit verschillende systemen real-time (zowel enkelvoudig als gecombineerd) beschikbaar is.
Maar hoe zorg je voor een goede BI-strategie? In onze visie heeft een succesvolle BI-strategie zes kenmerken (zie figuur 1).
Veel publieke organisaties zijn BI aan het verkennen. Vaak zijn de tools aanwezig, maar zijn deze nog niet (effectief) in gebruik. Een gemiste kans wat ons betreft. Staat BI binnen jouw organisatie ook nog in de kinderschoenen? Dan kunnen de volgende vijf stappen wellicht helpen om een start te maken:
1. Bepaal waar je staat (zodat je weet waar je naartoe moet)
Om te bepalen waar je je naartoe wilt ontwikkelen en welke stappen daarvoor nodig zijn, is het cruciaal je vertrekpunt te kennen. Breng daarom in beeld waar je nu staat en welke stappen nodig zijn om daar te komen. Bijgaand model (zie figuur 2) kan helpen om inzichtelijk te maken in welke fase BI in jouw organisatie zich op dit moment bevindt. Tegelijkertijd helpt het model te prikkelen waar je je naartoe wilt ontwikkelen.
2. Identificeer je stakeholders en betrek ze bij het project
Om een BI-project succesvol te maken is het belangrijk in een vroeg stadium relevante stakeholders te betrekken. Samen met deze stakeholders bepaal je hoe je de maatschappelijke effecten en doelstellingen kunt vertalen in wat er nodig is voor de inzet van business intelligence en vervolgens welke data(bronnen) nodig en beschikbaar zijn. Benoem daarbij met elkaar KPI’s waarop gestuurd gaat worden en die het besluitvormingsproces ondersteunen.
In het stadium dat de BI-rapportage opgezet moet worden kun je vervolgens van in omgekeerde volgorde werken, op die manier verbind je de data aan de behoeften van de eindgebruiker.
3. Kies je BI-software
Met BI-software ontstaan veel mogelijkheden, maar het dekt niet je volledige BI-strategie. Nu duidelijk is waar je BI voor wilt inzetten, kun je verschillende BI-applicaties evalueren om een goede match te vinden met je plan. Om te beoordelen welk BI-software passend is voor jouw oplossing, kun je kijken naar de volgende aspecten (niet limitatief):
- De gegevenstoegang en weergave van relevante inhoud.
- De interactiviteit met gegevens binnen een visuele interface.
- De mogelijkheid om dieper in gegevens te duiken en zelf nieuwe inzichten te ontdekken.
- De mogelijkheid om samen met anderen aan gegevensanalyses en visualisaties te werken en deze te delen.
4. Stel een roadmap op voor de implementatie
Tot slot, maar misschien wel het belangrijkste: stel een roadmap op. Hoe kom je waar je wilt zijn? Welke fases zijn te onderscheiden? Wat voor middelen (denk aan mensen en budget) heb je daarvoor nodig? Wie moet je betrekken? Voor grotere projecten: welke mijlpalen zijn er te identificeren? Welke afhankelijkheden zitten er in het project? Wie moet je informeren en opleiden zodat het eindproduct ook gebruikt wordt? En tot slot: zorg ervoor dat je roadmap voldoende flexibel is. Op die manier kun je ontwikkelingen, kansen of tegenslagen direct adresseren, het project bijsturen en je blijven richten op het einddoel.
5. Laat je niet afschrikken
Eén ding is zeker in de eerste stappen in BI: het voelt spannend en er zullen ongetwijfeld dingen niet lukken. Voor veel organisaties is dat de reden om op voorhand al niet te beginnen aan BI. Ons advies: begin gewoon. Begin klein, maar begin in elk geval, dat is de enige manier om vooruitgang te boeken. Laat je niet afschrikken en zie het als een leerkans. Daarnaast is het in een schaarse markt voor talent misschien net het onderscheidende element waarmee je (de nieuwe generatie) professionals aan jouw organisatie kunt binden.
Met deze tips hopen we je een duwtje in de rug te geven, zonder dat deze stappen zaligmakend zijn. Het gaat er om, net als bij veel andere projecten, dat het doorleefd wordt in de organisatie. Je kunt je voorstellen dat het enorm helpt als je een BI-specialist in huis hebt die de techniek snapt, maar misschien nog wel belangrijker: die het kan overbrengen aan de business. Pas dan is BI succesvol: als het toegepast wordt in de going concern, als het doorontwikkeld wordt door specialisten op basis van behoeften van de lijn en als het gesprek niet over BI gaat maar op basis van BI. Pas dan realiseer je een succesvolle BI-strategie!