Drieluik digitalisering – Deel 2: Welke soorten process mining kan je toepassen?

Vandaag deel twee van de drieluik over process mining (deel één gemist? Klik dan hier). In het eerste deel hebben we kort stilgestaan bij wat process mining is en waarom het belangrijk is dat activiteiten worden geregistreerd in de systemen voor de succesvolle toepassing. In dit deel gaan we dieper in op de verschillende varianten van process mining.

In de praktijk gaat het vaak over process mining als techniek. Als je echter een stap dieper gaat kan je er in de basis drie verschillende technieken in onderkennen, namelijk:

• Process discovery
• Conformance checking
• Process enhancement

Process discovery

Deze techniek maakt gebruik van de data die zijn geregistreerd op het moment dat een activiteit zich heeft voorgedaan. De output van deze techniek is een model dat laat zien hoe het feitelijke proces zich voltrekt, zonder rekening te houden met eventuele voorgeschreven processen. Een veelgebruikte techniek voor het modelleren van deze uitkomsten is een Petri Net. Dit betreft een modelleertaal die is bepaald op basis van wiskundige veronderstellingen, en die in essentie een samenvoeging is van verschillende elementen die erop zijn gericht om de samenloop in een proces weer te geven. Deze modelleringstechniek is voor het eerst beschreven door Carl Adam Petri, in zijn proefschrift van 1962. Indien men de uitkomsten van dit model afzet tegen het theoretische model, is de organisatie in staat om vast te stellen op welke aspecten er uitzonderingen voorkomen, en of deze logisch zijn. Afwijkingen die geconstateerd worden ten opzichte van het proces zonder verstoring (de happy flow) kunnen zich voordoen op gebieden als: tijd, resultaat of de volgorde van de activiteiten.

Om process discovery goed te kunnen toepassen, is het logischerwijs van belang dat elke activiteit wordt geregistreerd. Daarnaast zal de registratie een aantal basisgegevens moeten bevatten, om op een effectieve wijze process discovery te kunnen inzetten. Zo is bijvoorbeeld het hebben van een tijdstempel een randvoorwaarde voor het vaststellen in welke tijdsvolgorde de activiteiten zijn uitgevoerd, waarbij het uiteraard ook noodzakelijk is dat de datum is geregistreerd. Zijn er processen waarbij er vanuit het verwachte proces sprake is van functiescheiding, dan is het noodzakelijk om ook de gebruikersgegevens te registeren, om daarmee na te gaan of deze functiescheiding in werkelijkheid ook bestaat.

Conformance checking

Door het inzetten van conformance checking kan de organisatie, op basis van het model dat men bij process discovery heeft bepaald, bepalen op welke onderdelen het standaardproces afwijkt, of waar sprake is van alternatieve processen. Een voorbeeld hiervan is het inzetten van process mining om na te gaan of de functiescheiding (vier-ogenprincipe) ook feitelijk heeft gewerkt. Door het analyseren van de geregistreerde activiteiten is men in staat om inzichtelijk te krijgen of bepaalde activiteiten toch niet door dezelfde persoon zijn verricht.

Process enhancement

De insteek van deze methodiek is het verrijken van de informatie uit bovenstaande mogelijkheden, door bijvoorbeeld het toevoegen van de hiermee samenhangende kosten of de tijd. Hierdoor kan de organisatie kiezen welke maatregelen moeten worden genomen om het proces te optimaliseren.

Een voorbeeld hiervan is het vaststellen van het tijdsverloop tussen de initiële registratie van een inkoopfactuur en de feitelijke betaling. Deze tijd kan worden afgezet tegen de wettelijke of contractuele kaders die hiervoor zijn gesteld ten aanzien van het betaaltermijn, maar ook tegen de gemaakte afspraken over de doorlooptijd. Door dit op gedetailleerd niveau te onderzoeken, is de organisatie in staat te bepalen welke onderdelen van het proces relatief veel tijd vragen. Vervolgens  kan gericht worden nagegaan welke verbetermogelijkheden hierbij zinvol zijn. Voordelen die hierdoor ontstaan, hebben onder andere betrekking op de klanttevredenheid (denk aan de crediteur die zijn factuur eerder betaald krijgt), maar kunnen ook resulteren in een reductie van bijvoorbeeld de arbeidskosten, omdat er meer inkoopfacturen met minder personen kunnen worden verwerkt. Ook kunnen de uitkomsten van deze techniek worden gebruikt om knelpunten in het proces te identificeren, zodat de organisatie in staat is om gericht actie te ondernemen.

Concluderend kan gesteld worden dat de technieken elke keer het bestaande model verrijken met aanvullende informatie. Het begint met het inzichtelijk maken van het bestaande proces, daarna het afzetten tegen het beoogde proces en tot slot verrijking met extra variabelen om meer inzicht te krijgen in bijvoorbeeld de doorlooptijd of de kosten van een proces teneinde dit te optimaliseren.

En hoe nu verder? Bepaal als organisatie eerst waar de behoefte aan is. Denk bijvoorbeeld eens na of je alleen inzicht wilt krijgen in het bestaande proces of deze ook wilt verrijken door de confrontatie met de happy flow te zoeken. En let op: de happy flow hoeft niet per definitie de flow te zijn die het meest voorkomt!

Nog niet helemaal zeker hoe te starten? Wacht dan in ieder geval het laatste deel in juni af waarin we de randvoorwaarden toelichten. Of neem contact met ons op, dan denken we graag met je mee!