In de planning en control documenten neemt een jaarrekening een bijzondere positie in. De jaarrekening is het enige documenten waarvan we weten dat de cijfers betrouwbaar zijn doordat de accountant hier een oordeel bij geeft. Voor de cijfers in de jaarrekening wordt dan ook een dossier aangelegd met gedetailleerde onderbouwing. Kortom: aan de betrouwbaarheid van de jaarrekening wordt veel tijd besteed. Maar is dan de jaarrekening ook het belangrijkste document in de planning en control cyclus?
In onze dagelijkse praktijk merken we dat (zowel ambtelijk als bestuurlijk) de begroting vele malen belangrijker gevonden wordt dan de jaarrekening. Het vooruit kijken naar de toekomst wordt steeds belangrijker in plaatst van achteruit kijken naar het verleden. Gezien het belang dat aan de begroting gehecht wordt, zou je verwachten dat hiervoor ook een (digitaal) dossier opgebouwd wordt met gedetailleerde onderbouwing. Dat de aannames in de begroting over bijvoorbeeld inflatie, ontwikkeling van aantal jeugd cliënten of het aantal uren beschikbaar voor ruimtelijke projecten deugdelijk onderbouwd zijn en intern zijn gecontroleerd. Alles om de begroting maar zo betrouwbaar mogelijk te krijgen. Dit is belangrijk omdat op basis van deze begroting belangrijke keuzes gemaakt worden. Het is daarom essentieel dat je zeker weet dat de cijfers van de begroting kloppen. Het maakt nogal een groot verschil of er sprake is van een bezuinigingsopgave of dat er juist een investeringsagenda mogelijk is.
Helaas merken wij dat dit niet het geval is. In de praktijk zien wij dat hard gewerkt wordt om de begroting op te stellen, maar de onderbouwing van de cijfers voor de begroting is soms beperkt. Bij de 1e begrotingsbijstelling zien we daar dan ook de resultaten van en wordt de begroting flink bijgesteld. We hebben de totale gemeentelijke begrotingscijfers en gemeentelijke jaarrekeningcijfers van de afgelopen vier jaar geanalyseerd. Hierin zien wij de volgende ontwikkeling tussen primitieve begroting en jaarrekening:
Let op deze bedragen zijn in miljoenen euro’s.
Opvallend is dat zowel de lasten als de baten worden structureel te laag ingeschat bij de begroting door gemeentes. De baten worden zelfs (gemiddeld) 10% te laag ingeschat. We zien grote verschillen in de baten ontstaan in de taakvelden van het ruimtelijk domein zoals de grondexploitaties en de fysieke bedrijfsinfrastructuur.
Wij roepen organisaties op om te starten met terugkijken hoe goed de begrotingsinschattingen waren en op basis hiervan de betrouwbaarheid van de begroting te verhogen. Start eens klein met 1 programma, analyse waar de grote afwijkingen afgelopen jaren zaten en vooral wat dit je leert voor de toekomst, of begin eens vanuit de principes van zero-based begroten! Of wordt jouw organisatie te veel opgeslokt door de waan van de dag en vind je het prima dat je gedurende het jaar de begroting (ingrijpend) moet wijzigen.
Kortom: laat het belang van de begroting ook blijken in de betrouwbaarheid van de cijfers!