Afgelopen weekend was het precies een maand geleden dat ik mijn carrière als accountant bij een big4 kantoor inruilde voor een rol als interim professional voor lokale overheden. En wát een maand kan ik wel zeggen….een hoop mensen ontmoet en veel nieuwe dingen geleerd!

Al vrij snel na mijn start bij een opdracht bevond ik me echter in een rare situatie. Ik zat met de accountant aan tafel van de gemeente waar ik op dat moment zat. Als klant dus. En dat was een volkomen nieuw gevoel. Alles wat voorheen zo vertrouwd voelde, was nu ineens vreemd. Voorheen vanzelfsprekende zaken spookten nu als vragen door mijn hoofd: Wat komt die accountant nu eigenlijk doen in januari? Kan hij niet wat duidelijker zijn over wanneer hij wat gaat doen? Hoe ver is hij eigenlijk? Allemaal vragen waar ik als accountant niet bij stilstond ….

Maar op die dag in januari werd me ineens heel veel duidelijk. Ik begreep na 20 jaar in de rol van openbaar accountant ineens wat die gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen al die tijd bedoelen. Ik had nu ineens ook dat onbehagelijke gevoel dat je niet precies weet wat er gaat gebeuren en vooral: wat betekent dat voor de gemeente? We moeten als gemeente toch aan onze mensen laten weten wanneer ze beschikbaar moeten zijn en stukken moeten aanleveren? En laat ik heel duidelijk zijn: het had niets te maken met de uitermate vriendelijke en welwillende accountants die tegenover mij zaten, maar met het systeem van hoe accountants en hun klanten samenwerken: ergens klopt het blijkbaar toch niet kwam ik nu achter. En dat vond ik na 20 jaar best een openbaring.

Ik wist altijd wel dat het beter kon, maar als doorgewinterde accountant had ik vooraf de verwachting dat ik eenvoudig de brug kon slaan tussen accountant en gemeente. Maar man, valt dat even tegen. Eén voordeel heb ik inmiddels wel: ik begrijp nu beide kanten beter. Maar dat betekent niet dat een eenvoudige oplossing voorhanden is. Toch wil ik een poging doen, een oproep aan accountants en hun klanten in de publieke sector: gooi de luiken open, ga met elkaar het gesprek aan en werk samen.

Praat met elkaar in plaats van over elkaar.

Eerlijk is eerlijk, het sentiment naar accountants heeft de afgelopen jaren een flinke deuk opgelopen. Als inmiddels ‘ingehuurde’ ambtenaar hoor ik bij klanten nu nog meer wat ze echt vinden van de accountant. En die kritieken zijn niet mals. Overigens zijn deze kritieken over en weer. Ik heb me daar zelf in het verleden als accountant ook best eens schuldig aan gemaakt. Ik zie het (inmiddels) vooral als uitingen van onbegrip. Vandaar mijn eerste oproep: gooi de luiken open, wees eerlijk naar elkaar en vooral: zeg wat je denkt. Zeg het als je niet blij bent met hoe het gaat, dat je je ongemakkelijk voelt bij het proces, dat je niet snapt waarom iets wel of niet moet, enz. Praat mét elkaar in plaats van over elkaar.

Werk met elkaar in plaats van naast of tegen elkaar

Het tweede belangrijke  dat opvalt, is de vreemde scheiding tussen accountant en gemeente die is ontstaan. Het doet me denken aan een tenniswedstrijd: als je tegenstander serveert, wacht jij even af wat zijn tactiek wordt. Je reageert zo snel mogelijk, en met een beetje geluk kun je na een tijdje enigszins voorspellen wat zijn volgende stap wordt. Maar accountantscontrole is geen wedstrijd. Je hebt een gezamenlijk doel: het op tijd zorgen dat er betrouwbare en relevante jaarstukken liggen. Toch lijkt de praktijk nog steeds vaak op de tenniswedstrijd. Altijd is óf de accountant aan zet, óf de klant. Maar heel zelden spelen ze samen in hetzelfde team. Dat moeten we doorbreken: ieder vanuit zijn of haar rol. “Dat is makkelijker gezegd dan gedaan!?” hoor ik mezelf denken. En dat is ook zo. Het valt niet mee, maar als je het niet probeert lukt het in ieder geval niet.

Vijf tips uit eigen ervaring om morgen mee te beginnen!

Grote veranderingen beginnen vaak klein. Onderstaand  daarom een paar tips uit mijn eigen ervaring als beginpuntje naar een betere samenwerking:

1. Misschien wel het allerbelangrijkste: ga uit van wat WEL kan in plaats van wat NIET kan. En ja, dat is een stuk moeilijker dan je denkt en vraagt misschien wel meer energie dan alle overige tips gezamenlijk. 
2. Ga bij de planning van de controle samen in een kamer zitten en voer gezamenlijk een risicoanalyse uit, bedenk gezamenlijk welke aanpak het meest efficiënt en effectief is en leg dit ook vast in een gezamenlijk document.
3. Maak een gezamenlijke planning en hou gezamenlijk de voortgang bij. Zorg ervoor dat voor iedereen op elk moment duidelijk is hoe ver de ander is en welke zaken wel of niet zijn afgerond;
4. Ga tijdens de controlewerken fysiek bij elkaar zitten en plan met enige regelmaat (afhankelijk van de behoefte dagelijks tot eens per week) een kort moment om knelpunten te identificeren, oplossingen te bedenken maar zeker ook om successen te vieren.
5. Leer van elkaar: laat eens een weekje iemand van het accountantskantoor meelopen met de coördinator van de jaarrekening en laat eens iemand van de gemeente een weekje meedraaien in de controle.

De rechtgeaarde accountants hoor ik bij dit laatste punt denken: dat kan allemaal maar zo niet, we moeten onafhankelijk zijn. En de lokale overheden: een accountant in huis, straks ontdekt hij wat!? En dat is nu precies de reden dat het onbegrip er blijft. Als je blijft doen wat je deed, krijg je wat je altijd kreeg. Denk op die momenten aan tip 1: focus op wat wel kan en niet op wat niet kan!