Fraude nader bekeken
Fraude (preventie en beheersing)
Wist u dat uit Brits onderzoek blijkt dat bijna 70% van de fraudegevallen in de publieke sector het gevolg is van teveel vertrouwen of het beleggen van te veel verantwoordelijkheid bij één medewerker? Steeds vaker verschijnen ook in de media berichten over fraude bij lokale overheden: onterechte declaraties, kickbacks bij aanbestedingen, diefstal van bezittingen of omkoping. De ervaring van Exilo is dat fraudepreventie en -beheersing bij veel lokale overheden steeds hoger op de agenda komt te staan. En terecht! In een complexe organisatie als een lokale overheid is het risico op fraude hoger dan gemiddeld. Onderstaand vindt u de top 10 tips van Exilo als het gaat om fraudepreventie en -beheersing.
Top 10 tips in het kader van fraudepreventie en -beheersing
Goed bestuur en effectieve cultuur
Sterke financiële beheersing en goed bestuur gaan hand in hand. Geen enkele maatregel kan goed bestuur (inclusief fraudepreventie) in lokale overheden garanderen. Maar door de juiste werkwijzen en procedures in te voeren, kunnen lokale overheden aantonen dat ze zich inzetten voor goed bestuur en de kans verkleinen om het slachtoffer te worden van fraude.
Een sterke cultuur van fraudebestrijding wordt algemeen erkend als het essentiële overkoepelende element van effectief frauderisicobeheer. Dit begint met de toon in de top en is belangrijk ongeacht de grootte of het type lokale overheid. Alle medewerkers moeten vertrouwen hebben (en krijgen!) om de juiste stappen te nemen wanneer ze zich zorgen maken over fraude.
De juiste mensen op de juiste plek
Lokale overheden zijn bij het aanstellen van nieuwe medewerkers verantwoordelijk voor een passende screening die in verhouding is met het frauderisico van de betreffende functie. Zo kan bijvoorbeeld de diepgang van het controleren van referenties variëren, afhankelijk van het volume en de waarde van (financiële) transacties die aan de functie zijn gerelateerd.
Gelet op de aard en complexiteit geven wij in overweging om het thema fraude (zowel preventie, detectie als opvolging) te beleggen bij een specifieke functionaris, idealiter met kennis en begrip van risico’s en goede werkwijzen tegen fraude. Deze functionaris dient namelijk ook op bestuurlijk niveau aandacht te vragen voor preventie en beheersing van fraude.
Het inregelen van geschikte controles, beleid en procedures
Lokale overheden moeten ervoor zorgen dat ze over voldoende controles, beleid en procedures beschikken om de bezittingen en reputatie van het de lokale overheid te beschermen. Om de effectiviteit zo hoog mogelijk te krijgen, dienen de financiële controles te worden afgestemd op de complexiteit en interne beheersing van de specifieke lokale overheid. Maar het hebben van financiële beleidsmaatregelen en procedures is slechts het uitgangspunt – bewustmaking, passende training en consistente toepassing van controles zijn ook vereist.
Best practise is dat lokale overheden regelmatig hun interne beheersing evalueren om ervoor te zorgen dat ze geschikt blijven voor hun doel en consequent worden toegepast.
Cultuur, gedrag en passende uitdaging
Probeer een fraudebestrijdingscultuur te ontwikkelen, zodat bestuurders, directie en medewerkers zich gesteund voelen om bezorgdheid over fraude te uiten. Wanneer problemen aan het licht komen, moet u bereid zijn verantwoord te handelen en passende maatregelen te nemen. Zorg er ook voor dat u fraude niet alleen intern meldt, maar ook aan andere belanghebbenden (bijvoorbeeld de extern accountant).
Een effectieve fraudebestrijdingscultuur zal een professionele, inclusieve omgeving aanmoedigen, waar zorgen serieus worden genomen en niet worden genegeerd.
Functiescheiding
Voor processen waarbij het aantal betrokken medewerkers beperkt is (bijvoorbeeld bij kleinere lokale overheden), kan een adequate functiescheiding en specifieke verantwoordelijkheid moeilijk zijn. Maar maak er een goede gewoonte van dat niet één iemand kan zorgen voor (financiële) bevoordeling van zichzelf, collega’s, familie of anderen.
Klokkenluidersregeling
Medewerkers van lokale overheden kunnen in veel gevallen terugvallen op een ingestelde klokkenluidersregeling. Op die manier kunnen zij op elk gewenst moment hun bezorgdheid uiten over een incident dat zich in het verleden heeft voorgedaan, zich nu voordoet of zich zorgen maakt in de toekomst. Een open fraudebestrijdingscultuur is echter wel van cruciaal belang voor de effectieve werking van een klokkenluidersregeling.
Wat kan Exilo voor u betekenen?
Exilo ondersteunt u onder andere door:
- Quick scan fraude
- Uitgebreidere inventarisatie frauderisico’s
- Opzetten en implementeren risicobeperkende maatregelen in primaire processen
- Bepalen en vormen rol en verantwoordelijkheid van de verbijzonderde interne controle ten aanzien van fraude
Meer weten? of een vrijblijvend gesprek? Neem dan contact met ons op.