Rechtmatigheid nader bekeken

Rechtmatigheid(sverantwoording): licht in de duisternis

Rechtmatigheid is een veelbesproken onderwerp in de dialoog tussen organisatie, raad en accountant. Wat is het nu precies? Rechtmatigheid valt uiteen in drie aspecten:

  • Het voorwaardencriterium: leeft u bij het verrichten van financiële beheershandelingen wet- en regelgeving na?
  • Het begrotingscriterium: passen de uitgaven van de lokale overheid binnen de budgettaire kaders van de gemeenteraad of provinciale staten?
  • Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: heeft u als lokale overheid voldoende waarborgen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving tegen te gaan?

Met name de naleving van het voorwaardencriterium vraagt in de praktijk veel tijd en aandacht van zowel de organisatie (om naleving in de primaire processen te waarborgen), de eventueel aanwezige verbijzonderde interne controle (om vast te stellen dat de organisatie daadwerkelijk in lijn met wet- en regelgeving gehandeld heeft) en de accountant (om als onafhankelijke derde hier een objectief accountantsoordeel bij af te geven).

Dat gaat allemaal veranderen met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 2021. Vanaf dat moment rapporteert de accountant niet meer aan de raad over de (financiële) onrechtmatigheden in de jaarrekening, maar komt die verantwoordelijkheid bij het college te liggen. De komende periode zal voor veel lokale overheden dan ook in het teken  staan van de voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording per 2021. En waar na de aankondiging enige tijd geleden het lang stil is gebleven is inmiddels bekend op welke wijze de rechtmatigheidsverantwoording in de praktijk gaat werken.

Rechtmatigheidsverantwoording

In de voorgestelde werkwijze zit één belangrijke draaiknop voor gemeenten: het drempelbedrag waarboven de organisatie onrechtmatigheden aan de gemeenteraad of provinciale staten moet rapporteren. In het wetsvoorstel zal hierover naar verwachting het volgende opgenomen worden:

De rapporteringsgrens ligt in beginsel op 1% procent van de totale lasten van de jaarrekening. Voor (kleinere) gemeenten, waarvoor de administratieve last om op basis van die grens te rapporteren erg hoog wordt, wordt de mogelijkheid geboden  deze grens naar boven bij te stellen tot maximaal 3% van de totale lasten uit de jaarrekening.

Wat betekent de rechtmatigheidsverantwoording voor de organisatie?

De verantwoordelijkheid voor het rechtmatig handelen verandert niet. De organisatie dient dit te waarborgen en ultiem is het college hiervoor verantwoordelijk. Toch kan er een hoop veranderen. Als het college aan de raad moet rapporteren over de rechtmatigheid van de jaarrekening komen de volgende vragen naar boven:

  • Heeft de lokale overheid een kwantitatief en kwalitatief voldoende bezette verbijzonderde interne controle functie (VIC) ingericht om de rechtmatigheid te controleren?
  • Controleert de VIC-functie ook daadwerkelijk alle baten, lasten en balansmutaties? Onze ervaring is dat balansmutaties of bepaalde specifieke processen (bijvoorbeeld grondexploitaties) niet gecontroleerd worden?
  • Welke afspraken worden gemaakt over de informatievoorziening aan de raad? Dit heeft namelijk ook invloed op de ambtelijke inzet gedurende het jaar.

Wat betekent de rechtmatigheidsverantwoording voor de raad/provinciale staten?

Voor de raad/provinciale staten verandert er iets minder. Zij worden nog steeds geïnformeerd over onrechtmatigheden in de jaarrekening. Alleen niet meer door de accountant, maar door het college. Dit zou het debat over de jaarstukken tussen college en raad/provinciale staten ten goede moeten komen. Daarnaast bepaalt de raad/provinciale staten welke rapporteringsgrens gehanteerd wordt: 1%, 3% of iets er tussenin?

En wat gaat de accountant dan nog doen?

Een veelgehoorde opmerking ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording is dat de werkzaamheden van de accountant veel minder zullen worden. Exilo verwacht dit niet. Het is namelijk zo dat in de wet een waarborg ingebouwd zal worden dat het college een getrouwe weergave van de rechtmatigheid van de jaarrekening afgeeft. Door de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel te maken van de jaarrekening (in plaats van het jaarverslag) wordt de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van de controle door de accountant. Uw accountant zal daarom altijd vaststellen dat het beeld wat het college in rechtmatigheidsverantwoording schetst klopt. Op die manier kan iedere belanghebbende (raad, provinciale staten maar ook inwoners) vertrouwen op wat het college rapporteert. 

Kijk voor meer informatie ook op www.rechtmatigheidsverantwoordig.nl

Wat kan Exilo voor u betekenen?

Als ervaren accountants in de gemeentemarkt hebben de adviseurs van Exilo veel ervaring met de rechtmatigheidscontrole. Exilo kan u daarom om de volgende wijze ondersteunen:

  • Opzetten plan van aanpak implementatie rechtmatigheidsverantwoording;
  • Quick scan interne controleplan in het licht van de rechtmatigheidsverantwoording;
  • Quick scan VIC-functie in het licht van de rechtmatigheidsverantwoording;
  • Training VIC-medewerkers;
  • Ondersteuning uitvoering implementatieplan;
  • Advisering om de hoogte van de rapporteringsgrens te bepalen;
  • Ondersteuning aansturing en uitvoering VIC in het licht van de rechtmatigheidsverantwoording.