In een eerdere blog hebben we kortstondig stilgestaan bij het inzetten van Robotic Process Automation (RPA) om processen te automatiseren en de vijf stappen die genomen kunnen worden voor een succesvolle inzet. Naast het bepalen welk proces zich leent voor automatiseren is ook de suggestie gedaan om te beginnen met process mining. Maar wat is process mining nu precies? Om dit nader te duiden beginnen we deze reeks met het kort uiteenzetten van wat we onder process mining verstaan.
In een artikel van Jans, Alles & Vasarhelyi (2010) is de definitie van het Business Process Mining Center aangehaald:
“The basic idea of process mining is to extract knowledge from event logs recorded by an information system. Until recently, the information in these event logs was rarely used to analyze the underlying processes. Process mining aims at improving this by providing techniques and tools for discovering process, control, data, organizational, and social structures from event logs. Fueled by the omnipresence of event logs in transactional information systems […] process mining has become a vivid research area.”
Process mining is dus een manier om informatie te vergaren over activiteiten die zich voordoen in een proces. In de praktijk zien we dat activiteiten geregistreerd worden in de zogeheten event logs. Dit betreft de registratie van de activiteit in een informatiesysteem. Door deze activiteiten te registeren kunnen deze op een later tijdstip worden gebruikt om handelingen van gebruikers te identificeren die op het systeem zijn uitgevoerd. De veronderstelling hierbij is dat deze activiteiten ook inzicht geven in onbevoegd handelen van gebruikers. Hierbij dient echter te worden opgemerkt dat meestal niet alle activiteiten in het systeem worden geregistreerd, omdat activiteiten ook buiten het systeem worden uitgevoerd. Deze laatste categorie zal dan ook niet als event log zichtbaar zijn.
Voorbeelden van activiteiten die vaak wel verwerkt worden in het systeem zijn de diverse stappen die geregistreerd worden bij de verwerking van een inkoopfactuur. Hierbij kan gedacht worden aan de persoon die de inkoopfactuur verwerkt in de financiële administratie, de persoon die deze autoriseert, en de persoon die deze klaarzet voor de betaling. De registratie hiervan komen in een log terechtkomen. Deze activiteiten vormen de basis voor het komen tot zinvolle proces mining.
Het registeren van deze activiteiten biedt, in tegenstelling tot de tijd waarin nog veel handelingen manueel en buiten de systemen om moesten worden verricht, de mogelijkheid om nieuwe technieken te gebruiken.
Het inzetten van process mining is er hier een van. In het verleden waren organisaties bij het in kaart brengen van een proces met name afhankelijk van de documentatie die hiervan op papier aanwezig was, en van datgene wat de functionarissen die betrokken waren bij het proces vertelden of wisten. Dit maakte het lastig om een totaalbeeld te krijgen van de wijze waarop een proces daadwerkelijk verliep, aangezien dit veelal afhankelijk was van de perceptie van de functionarissen met wie gesproken werd. Met het inzetten van process mining is een organisatie in staat om dit beeld wel te verkrijgen, zonder afhankelijk te zijn van dat wat de functionarissen vertellen. Men kan nu feitelijk, op basis van de activiteiten, vaststellen hoe het proces is verlopen en waar mogelijke problemen of vertragingen ontstaan. Een bijkomend voordeel is dat de organisatie kan vaststellen of het proces zoals het is ingericht ook feitelijk het proces is dat in de praktijk wordt uitgevoerd. Uiteraard stopt het hierbij niet, want de kennis die is opgedaan op basis van deze analyses kan weer worden ingezet om het proces verder te optimaliseren.
Nu we met elkaar de definitie van process mining hebben bepaald gaan we in de blog van april verder in op de verschillende varianten van process mining met als doel om in de blog van juni stil te staan bij de verdere uitwerking van de randvoorwaarden om process mining te kunnen toepassen.
En toch al de behoefte om te starten? Begin dan eens met het inventariseren van de processen die je hebt en of deze zich zouden kunnen lenen voor de toepassing van process mining (worden de activiteiten bijvoorbeeld geregistreerd in een informatiesysteem?).