De afgelopen jaren zijn de taken voor met name gemeenten steeds verder uitgebreid. Of het nu komt door de decentralisaties, de uitvoering van corona-steunmaatregelen of de opvang en huisvesting van statushouders. Dit zal de komende jaren niet anders zijn. En ja, deze taken liggen allemaal in het hart van de maatschappelijke rol die de overheid heeft. Of al deze taken bij gemeenten thuishoren kun je over discussiëren maar laten we hier verder buiten beschouwing. Deze blog is overigens geschreven vanuit de context van gemeente, maar kan ook gelden voor provincies, gemeenschappelijke regelingen en andere publieke instellingen.
De hiervoor geschetste ontwikkeling geeft echter wel één ding aan: de omgeving voor lokale overheden wordt steeds dynamischer. Verandering wordt de norm en stabiliteit de uitzondering. Dit heeft ook zijn weerslag op de interne organisatie van lokale overheden. Zo veranderen bijvoorbeeld de vereiste competenties van de professionals in de bedrijfsvoeringskolom (lees onze blog over ‘de paarse professional’) en streven veel overheden naar meer datagedreven werken (lees onze drieluik over digitalisering).
De impact van deze steeds dynamischere omgeving heeft daarmee misschien een nog wel grotere impact op de bedrijfsvoering dan op het primaire proces. Traditiegetrouw is de bedrijfsvoering volgend aan het primaire proces: het primaire proces bedenkt beleid en voert het uit, de bedrijfsvoering moet dat faciliteren en ondersteunen. Steeds vaker zien we echter een andere rolverdeling. De bedrijfsvoeringsfuncties zitten gelijk vanaf de start van een project of ontwikkeling aan tafel om mee te denken en bij te dragen. Op die manier wordt getracht de rap op elkaar volgende ontwikkelingen het hoofd te bieden. Een voorbeeld hiervan is bij het inrichten/opzetten van nieuwe processen. Vaak zit bedrijfsvoering dan aan tafel om vanuit de rol als financieel adviseur of businesscontroller advies te geven over de inrichting van het proces én om te waarborgen dat als later er iets verantwoord moet worden naar bijvoorbeeld het rijk, het proces en de dossiervorming daar aan de voorkant al op is ingericht.
In de praktijk zien we echter dat de bedrijfsvoering bij overheden op dit moment vaak piept en kraakt. De werkdruk wordt als enorm ervaren en zorgt voor een gevoel van ‘achter de feiten aan lopen’ terwijl het aantrekken van nieuwe mensen in deze tijd ook niet bepaald eenvoudig is. Exilo heeft daarom de ontwikkeling van de bedrijfsvoering (taalveld overhead) in relatie tot de totale begroting in beeld gebracht voor gemeenten. Hieruit blijkt het onderstaande beeld (2017-2020 jaarrekeninggegevens, 2021-2022 begrotingsgegevens):
Hieruit valt te constateren dat de kosten voor overhead redelijk stabiel blijven als deze uitgedrukt worden in een percentage van de totale begroting. Toch vallen 2 zaken op:
- De gerealiseerde overhead is (op macro niveau) structureel lager dan de begrote overhead.
- Dit verschil neemt naarmate de tijd verstrijkt toe (die overigens mogelijk (deels) door Corona veroorzaakt wordt).
Dit wordt verder duidelijk als we de cumulatieve stijging van de kosten 2017-2020 voor zowel de begroting als realisatie vergelijken:
In de begroting was in totaal over de periode 2017 – 2020 een grotere stijging van overhead begroot (13,7%) dan van de totale begroting (9,9%). Er werd dus een investering in de overhead begroot. In de praktijk zien we dat deze investering echter niet gerealiseerd is: de werkelijke overhead steeg in deze periode met 9,5% terwijl de exploitatie in totaliteit met 18,4% groeide: relatief gezien is de overhead dus gekrompen.
Dat brengt ons terug bij het begin van deze blog: gelet op de ontwikkelingen en uitdagingen die op lokale overheden afkomen is het van essentieel belang om te investeren in de eigen bedrijfsvoering. Omdat bedrijfsvoering politiek gezien niet het meest sexy onderwerp is en er, in tegenstelling tot het primaire proces, meestal geen één-op-één relatie bestaat met de te realiseren (politieke) doelstellingen van de lokale overheden staat het niet hoog op de agenda in de meeste coalitieakkoorden die al bekend zijn. Toch willen wij raadsleden oproepen bij hun (eerste) begrotingsbehandeling aandacht te hebben voor de bedrijfsvoering: het smeermiddel van uw organisatie!