Digitale transformaties zijn bij onze opdrachtgevers in de publieke sector aan de orde van de dag. Zowel in hun primaire proces alsook in hun bedrijfsvoeringsfuncties. De CIO was reeds overtuigd van de toegevoegde waarde die digitale transformaties kunnen brengen en tegenwoordig kan de CFO (lees: directeur financiën en/of de (concern)controller) hierbij niet achterblijven.
De teams financiën en control die wij tegenkomen in ons werk zijn traditiegetrouw sterk in efficiëntie, operational excellence en (financial) control. Door digitale toepassingen en innovaties in de lijn, maar ook binnen het team financiën en control zelf, verandert echter hun rol. Andere manieren van control zijn nodig en de business partner rol die nadenkt over strategische organisatievraagstukken dient nu echt te worden opgepakt. Welke rol speelt digitalisering bij deze overheden en publieke instellingen? Wordt digitalisering gezien als enabler van strategische doelstellingen of als factor die waarde creëert? Richt de organisatie zich vooral op interne efficiëntie of op maatschappelijke bijdragen? Hoe leveren de resultaten van digitalisering daadwerkelijk een bijdrage aan de (strategische en maatschappelijke) doelen van de organisatie? En wanneer maakt digitalisering de medewerkers in de lijn of bij financiën en control nu echt blij?
Een belangrijk effect van digitale toepassingen en innovaties is dat er meer aandacht is voor outcome en outcome control dan output en output control. De tijd van spreadsheets maken en periodiek (maandelijks, per kwartaal, jaarlijks) financiële data checken is voorbij. CFO’s en hun teams moeten continu overzicht houden over ontwikkelingen in de lijn die het gevolg zijn digitale toepassingen. Voegen deze ontwikkelingen waarde toe aan de (maatschappelijke) doelrealisatie van de organisatie of niet? Daarbij vindt het continu bijhouden ook weer plaats door middel van digitale toepassingen en innovaties binnen de processen van financiën en control. Dat betekent voor de CFO en zijn/haar team: meer begrijpen van de interne klant (lees: de lijn), meer begrijpen van technologie en wat dit kan teweegbrengen (bijvoorbeeld toepassing van Business Intelligence, algoritmen, kunstmatige intelligentie) en dichter op het primaire proces zitten dan ooit.
Overheden en publieke instellingen zijn steeds meer aan de slag met een digitale strategie die de verbinding legt tussen vernieuwing en operational excellence. Zowel in de lijn alsook in de bedrijfsvoeringsfuncties. Deze digitale transformatie maakt nieuwe waardeproposities in het primaire proces mogelijk (bijvoorbeeld blockchain toepassingen in het sociaal domein) waardoor CFO’s in het publieke domein aan de lat staan om dergelijke ontwikkelingen vanuit financieel perspectief te begrijpen, te faciliteren en te versterken. Om dit te kunnen doen zijn veranderingen in processen bij financiën en control noodzakelijk. Er zijn echter verschillende aanvliegroutes om deze veranderingen succesvol door te voeren. Soms via een methodiek waarbij langzaam een beweging wordt ingezet om alle medewerkers bij financiën en control mee te nemen in de veranderingen. Soms via zogeheten ‘kraamkamers’ waar innovaties worden ge-pilot om vervolgens op te schalen. En soms door bijna alle bestaande processen bij financiën en control rigoureus om te gooien. Afhankelijk van de soort organisatie, de volwassenheid en andere factoren, dient situationeel te worden bekeken welke methode of manier het beste past om veranderingen in processen van financiën en control bij de kop te pakken.
De grootste opgave van de CFO en daarmee van financiën en control ligt echter bij organisaties die via een agile werken digitale transformaties aanvliegen. Zowel bij het vervullen van de business partner rol richting de lijn alsook bij de projecten die zelf binnen bedrijfsvoering (en financiën en control) worden uitgevoerd. Hoe hou je het overzicht op de voortgang en de resultaten van deze digitaliseringsprojecten die agile worden aangepakt? Wanneer loopt een agile aangevlogen project op schema? Dit is al een moeilijkheid op zich, laat staan wanneer er sprake is van tientallen agile projecten. Hoe houden wij zicht op deze projecten en blijven wij in control? Voegt een dergelijk agile aangevlogen project nog (maatschappelijke) waarde toe of niet? Finance professionals staan voor de uitdaging om dat proces te begrijpen, te faciliteren en te versterken en daardoor te beheersen. En dat kan alleen door zorgvuldig te zijn en vaak aangevuld door gewoon je boerenverstand te gebruiken. En wellicht door Excel grotendeels uit te bannen…