Procesgerichte Controle VIC

Hoe kunnen we als verbijzonderde interne controle (VIC) meer procesgerichte controles doen?

Een veelgehoorde ambitie is om meer procesgericht te controleren. Kortom: minder via de steekproeven achteraf en meer gericht op de effectieve werking van beheersmaatregelen in processen. De eerste stap in het meer procesgericht controleren is het in beeld brengen van voor welke (standaard) risico’s beheersmaatregelen aanwezig zijn. Dit gaat om de 9 criteria uit de kadernota rechtmatigheid:

1. Juist berekend: De bedragen moeten kloppen.
2. Betaling op tijd: Betalingen en verplichtingen moeten op het juiste moment gebeuren.
3. Juist adres: Het geld moet bij de juiste ontvanger terechtkomen.
4. Volledige inkomsten: Alle inkomsten moeten verantwoord worden.
5. Redelijke kosten: Uitgaven moeten passen bij wat de gemeente doet, en er moet een redelijke tegenprestatie zijn.
6. Prestatie geleverd: De afgesproken dienst of goederen moeten geleverd zijn.
7. Binnen budget: Uitgaven moeten binnen de goedgekeurde begroting passen.
8. Regels volgen: De gemeente moet zich aan de regels houden, zoals de voorwaarden bij subsidies.
9. Misbruik voorkomen: Er moet goed gecontroleerd worden om misbruik van regelingen te voorkomen.

Voor de beheersmaatregelen is het belangrijk om vast te stellen wie wat wanneer, waarom en met welke documentatie/vastlegging doet. Alleen als dat duidelijk is kun je een beheersmaatregel achteraf controleren.