Doe de Financiële Verantwoordingsscan

De scan meet de volwassenheid van jouw verantwoordingsproces op zes dimensies, van jaarrekeningvoorbereiding tot rechtmatigheid en SiSa. Je ontvangt direct een scorecard met je niveau per dimensie.

1Afsluitproces en Taakverdeling

2Afsluitproces en Taakverdeling

3Afsluitproces en Taakverdeling

4Planning en voortgang

5Planning en voortgang

6Planning en voortgang

7Planning en voortgang

8Data, tooling en standaardisatie

9Data, tooling en standaardisatie

10Reconciliaties en analyses

11Reconciliaties en analyses

12Reconciliaties en analyses

13Accountantsgereedheid en dossiervorming

14Accountantsgereedheid en dossiervorming

15Accountantsgereedheid en dossiervorming

16Lerende organisatie

17Lerende organisatie

18Lerende organisatie

19Afronding

Name

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Het jaarstukkenproces is beschreven in een draaiboek met duidelijke stappen, eigenaren en deadlines.(Vereist)

Een gestructureerd jaarstukkenproces voorkomt ad-hocwerk, gemiste stappen en afhankelijkheid van sleutelpersonen.

Geen beschreven proces; de jaarstukken worden ad-hoc opgesteld.

(Globaal) draaiboek vanuit voorgaand jaar, dit draaiboek wordt beperkt gevolgd.

Draaiboek is aanwezig met beschreven stappen, eigenaren en deadlines per onderdeel.

Het draaiboek wordt per kwartaal geactualiseerd o.b.v. evaluatie en aandachtspunten vanuit de organisatie of de accountant.

Het draaiboek is vertaald in een closing-tooling, gekoppeld aan taken en automatisch bijgewerkt.

De rollen, taken en verantwoordelijkheden voor de jaarstukken zijn helder belegd en bekend bij alle betrokkenen in de organisatie.(Vereist)

Bij publieke organisaties zijn meerdere domeinen betrokken. Zonder heldere belegging van verantwoordelijkheden ontstaan gaten.

De jaarstukken zijn van Financiën.

Informele afspraken met individu in de organisatie, niet vastgelegd of consequent.

Verantwoordelijkheden vastgelegd per onderdeel en bekend bij teams.

RACI-matrix die jaarlijks wordt besproken met alle betrokken teams.

Eigenaarschap verankerd; afdelingshoofden rapporteren zelf aan de concerncontroller.

Onze medewerkers hebben voldoende tijd voor de jaarstukken.(Vereist)

Het bewust opnemen van de tijd voor de jaarstukken in team-/afdelingsplannen geeft medewerkers de ruimte om tijd en aandacht te besteden aan de jaarstukken.

De medewerkers moeten zelf tijd reserveren voor de jaarstukken.

Alleen voor Financiën is in het teamplan tijd opgenomen voor de jaarstukken.

In theorie hebben we tijd voor de jaarstukken.

In de team-/afdelingsplannen is rekening gehouden met de werkzaamheden voor de jaarstukken.

De jaarstukken zijn onderdeel van een continu proces van verantwoorden en bijsturen. Hiervoor is tijd beschikbaar bij alle medewerkers in de organisatie.

Er is een jaarplanning/closing calendar voor de jaarstukken die wordt gedeeld met de hele organisatie.(Vereist)

Een closing checklist is het fundament van een gestructureerde afsluiting.

Geen jaarplanning voor het verantwoordingsproces.

Globale planning bij financiën, niet actief gedeeld.

De closingkalender wordt jaarlijks gedeeld met afdelingen en het managementteam (MT).

Wij hebben een closing calendar met concrete aanleverdeadlines per afdeling, actief gemonitord.

Geïntegreerd in organisatiebrede planning; afwijkingen proactief gesignaleerd en geëscaleerd.

Gedurende het jaarstukkenproces worden voortgangsmeetings gehouden en knelpunten cross-functioneel geadresseerd.(Vereist)

Stand-ups tijdens de closing verkorten doorlooptijd en maken bottlenecks zichtbaar.

Geen vaste overlegmomenten gedurende het verantwoordingsproces.

Ad hoc overleg bij problemen.

Vaste overlegmomenten; knelpunten niet altijd direct opgepakt.

Periodieke voortgangsmeetings met directe actie, ook cross-domein.

Voortgang via dashboard; knelpunten proactief gesignaleerd en geëscaleerd.

De afstemming met de accountant over controleaanpak, materialiteit en planning vindt tijdig en gestructureerd plaats.(Vereist)

Vroegtijdige afstemming voorkomt verrassingen en verkort de doorlooptijd van de controle.

Geen gestructureerde afstemming voorafgaand aan de controle.

Startgesprek maar beperkte inhoudelijke afstemming over aanpak en materialiteit.

Formeel startgesprek over controleaanpak, materialiteit en planning.

Startgesprek + tussentijdse afstemmomenten; bevindingen worden lopend gedeeld.

Doorlopende dialoog; interimcontrole levert verbeterpunten op die direct worden opgepakt.

De organisatie gebruikt dedicated tooling voor het jaarstukkenproces: taken, specificaties en documenten worden centraal beheerd.(Vereist)

Dedicated tooling vervangt losse bestanden en e-mail, en borgt structuur en vindbaarheid.

Verantwoordingsproces vindt volledig in losse bestanden en via e-mail plaats.

Een teamskanaal, gedeelde mappen of SharePoint zonder vaste structuur.

Een Teams-kanaal, gedeelde mappen of SharePoint met een vaste structuur, waarbij de P&C- of jaarrekeningcoördinator de documentatie en voortgang bewaakt.

Dedicated closing-software met centraal beheer van taken, specificaties en documenten.

Closing-software met volledige workflow, realtime status en directe leestoegang voor accountant.

De werkprogramma’s en templates voor de jaarstukken zijn gestandaardiseerd en worden periodiek geactualiseerd op basis van wijzigingen in wet- en regelgeving.(Vereist)

Gestandaardiseerde werkprogramma’s borgen compleetheid en voorkomen kennisverlies bij personele wisselingen.

Geen gestandaardiseerde werkprogramma’s; iedereen werkt op eigen wijze.

Templates die niet consequent worden gebruikt of bijgehouden.

Gestandaardiseerde werkprogramma’s die jaarlijks worden geactualiseerd.

Werkprogramma’s worden proactief bijgewerkt bij wetswijzigingen en besproken met accountant.

Werkprogramma’s zijn geïntegreerd in closing-tooling, automatisch geactualiseerd, altijd in lijn met regelgeving.

De afloop van de beginbalans wordt gemonitord.(Vereist)

Het goed monitoren van de afloop van de beginbalans zorgt voor tijdige signalering van openstaande posten en voorkomt correcties bij de jaarrekening.

De beginbalans wordt jaarlijks met een memoriaalboeking tegengeboekt, zodat we met een frisse start beginnen.

Het vaststellen van de afloop van de beginbalans is de verantwoordelijkheid van de budgethouders. Hierop vindt geen centrale coördinatie plaats.

De afloop van de beginbalans is opgenomen in het maandafsluitingswerkprogramma.

Periodiek wordt de afloop van de beginbalans beoordeeld en acties ondernomen.

De afloop van de beginbalans wordt continu gemonitord en direct bijgehouden in het accountantsdossier.

Er worden periodiek balansspecificaties opgesteld met referenties naar onderliggende documenten.(Vereist)

Balansspecificaties zijn het bewijs dat de cijfers kloppen en vormen de basis voor de accountantscontrole.

Geen of nauwelijks balansspecificaties.

Alleen bij de jaarrekening, op verzoek van de accountant stellen we balansspecificaties op.

Per kwartaal/halfjaar voor de belangrijkste posten, met referenties.

Periodiek voor alle materiële posten, met audit trail en eigenaar.

Specificaties automatisch gegenereerd vanuit closing-tool, met afwijkingsdetectie.

Subadministraties worden periodiek aangesloten op het grootboek.(Vereist)

Aansluitingen van subadministraties op het grootboek signaleren fouten en onvolledigheden tijdig en voorkomen correcties in de jaarstukken.

Subadministraties worden niet of nauwelijks aangesloten.

Subadministraties worden alleen bij de jaarrekening aangesloten.

Per kwartaal worden de belangrijkste subadministraties aangesloten op het grootboek.

Periodiek worden alle subadministraties aangesloten op het grootboek en worden eventuele verschillen geanalyseerd.

Subadministraties worden automatisch aangesloten op het grootboek en eventuele afwijkingen worden direct zichtbaar en verklaard.

Er vindt periodiek cijferanalyse plaats op baten en lasten t.o.v. begroting. Afwijkingen worden verklaard en gerapporteerd.(Vereist)

Essentieel voor het tijdig bijsturen van de begroting en het informeren van de gemeenteraad.

Bij de bestuursrapportages worden de grootste afwijkingen ten opzichte van de begroting zichtbaar.

In het takenpakket van de businesscontrollers is opgenomen dat periodiek grote afwijkingen worden gesignaleerd en geanalyseerd. In de praktijk gebeurt dit niet.

Periodieke cijferanalyse op programma- en taakveldniveau met toelichting op materiële afwijkingen ten opzichte van de (gewijzigde) begroting.

Vastgelegde drempelwaarden per programma, gestructureerde verklaringen van budgethouders en rapportage aan het college, inclusief signalering van begrotingsrechtmatigheidsrisico's.

Gestandaardiseerde afwijkingenanalyse met directe koppeling aan begrotingswijzigingen, begrotingsrechtmatigheidstoets en geautomatiseerde input voor bestuursrapportages en verantwoording aan de raad.

We werken met een maandelijkse (soft) close (afsluiting)(Vereist)

Werken volgens een maandelijkse (soft) close (afsluiting) zorgt voor een goede basishygiëne in de financiële administratie. Dit vergroot de kans op een first-time-right oplevering van de jaarrekening.

We werken niet met een (soft) close.

Het is aan de medewerkers zelf om te bepalen of ze periodiek een afsluiting van de grootboekrekeningen uitvoeren.

We werken met een periodieke (soft) close op een aantal onderdelen van de administratie.

De periodieke (soft) close is volledig ingericht met een werkprogramma, duidelijke proceseigenaren en een koppeling aan de P&C-cyclus.

De (soft) close is geautomatiseerd ingericht met closing software.

Er wordt gewerkt met leadsheets per materiële balanspost.(Vereist)

Leadsheets maken de brug tussen interne administratie en accountantscontrole.

Geen leadsheets.

Alleen bij de jaarrekening, op verzoek van de accountant en in losse Excel-bestanden.

Voor belangrijkste posten met vaste opzet.

Alle materiële posten met eigenaar, referenties en review trail.

Actuele sheets vanuit closing-tool, doorlopend beschikbaar.

Alle specificaties en onderbouwingen zijn centraal opgeslagen in één systeem met versiebeheer en audit trail.(Vereist)

Een centraal balansdossier vervangt verspreid e-mailverkeer en accountantsportalen.

Documentatie verspreid over mappen, mails en lokale bestanden.

Gedeelde map zonder consequente structuur of versiebeheer.

Vaste mapstructuur per boekjaar en balanspost.

Centraal in één tool met versiebeheer, audit trail en eigenaarschap.

Balansdossier automatisch opgebouwd vanuit verantwoordingsproces; accountant heeft leestoegang.

De informatieuitwisseling met de accountant verloopt via één centraal platform.(Vereist)

PBC-lijsten (Prepared By Client) of LOTS (Lijst op te leveren stukken) via e-mail en verschillende portalen kosten veel tijd en leiden tot onvolledige aanlevering.

Ad hoc via e-mail; onduidelijkheid over aanleverstatus.

PBC-lijst maar vaak incompleet of via extern portaal dat niet aansluit.

Gestructureerde PBC-lijst met verantwoordelijkheden; grotendeels op tijd.

PBC-uitwisseling via één platform; accountant heeft statusinzicht.

Accountant heeft directe leestoegang tot balansdossier; navragen minimaal.

SiSa-verantwoording en specifieke verantwoordingen worden gestructureerd en tijdig opgesteld.(Vereist)

Specifieke verantwoordingen hebben eigen deadlines en vereisten. Zonder structuur leidt dit tot last-minute werk.

Ad hoc opgesteld, vaak te laat.

Globaal overzicht maar aanpak niet gestructureerd.

Planning per verantwoording met eigenaren en deadlines.

Gestructureerd gedurende het jaar opgesteld met interne review en koppeling aan jaarrekening.

Gestandaardiseerd in tooling; automatisch gekoppeld aan regelgeving en controleprotocol.

De rechtmatigheidsverantwoording wordt tijdig en volledig opgesteld conform de regelgeving en afgestemd met de accountant.(Vereist)

Sinds 2023 moet het bestuur zelf een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken.

De rechtmatigheidsverantwoording wordt als laatste stap in de jaarstukken opgesteld.

De rechtmatigheidsverantwoording wordt laat in het jaarstukkenproces opgesteld door één medewerker en afgestemd met onze accountant.

De rechtmatigheidsverantwoording wordt tijdig opgesteld en door de concerncontroller afgestemd met de accountant.

De rechtmatigheidsverantwoording is een gestandaardiseerd proces met koppeling VIC-rapportage, normenkader en verantwoording.

De rechtmatigheidsverantwoording is een integraal onderdeel van het jaarverslagproces. Het bestuur is eigenaar en gebruikt de verantwoording als sturingsinstrument.

Vul je gegevens in om jouw resultaat te krijgen.

Je ontvangt direct jouw scorecard met niveau per dimensie en de top 5 verbeteracties.

Voornaam(Vereist)

Achternaam(Vereist)

E-mailadres(Vereist)

Functie

Instemming contact

Ja, ik wil vrijblijvend contact over mijn scorecard

Instemming nieuwsbrief

Inschrijven voor de nieuwsbrief

Waar bent u naar opzoek?

Doe de Financiële Verantwoordingsscan

Vul je gegevens in om jouw resultaat te krijgen.

Wat kunnen wij voor u betekenen?

Kennisbank

Expertises

Handige linkjes

Contact

Waar bent u naar opzoek?

Doe de Financiële Verantwoordingsscan

Vul je gegevens in om jouw resultaat te krijgen.

Wat kunnen wij voor u betekenen?

Kennisbank

Niks missen?