Procesoptimalisatie
Een proces begint vaak klein en logisch, maar na verloop van tijd worden processen steeds complexer en uitgebreider. Waardoor komt dit? Denk aan nieuwe activiteiten, veranderende wetgeving, maar ook aan de voorkeuren van medewerkers (olifantenpaadjes). Met procesoptimalisatie beoordelen we de processen, zodat de kwaliteit verhoogd wordt en uw medewerkers hun tijd besteden aan de juiste werkzaamheden. Samen bekijken we het huidige proces en beantwoorden we de vraag: wat is echt noodzakelijk?
Inzichtelijk krijgen van het proces
We starten met het analyseren van het proces. We nemen kennis van alle informatie en documentatie die er reeds is over het proces. Naast de procesbeschrijving is het ook van belang om inzicht te krijgen in de huidige werkwijze in de praktijk, want papier is immers geduldig en heeft uiteindelijk alleen waarde als het in de praktijk ook werkt. Via interviews en proces mining stellen we vast hoe u in de praktijk werkt. Daarbij is het uitgangspunt dat de data altijd de feiten weergeeft.
Optimalisatie en monitoren
Op basis van de uitkomsten starten we met het standaardiseren en optimaliseren van het proces. Met onze kennis en uw praktijkervaring beschrijven we het optimale proces. We maken hierbij bewuste keuzes tussen zaken die we wel (blijven) doen en zaken die we bewust niet meer doen. Dit optimale proces implementeren we met een actieplan, waarin duidelijke acties zijn opgenomen, evenals helderheid over de rollen, taken en verantwoordelijkheden. In de praktijk zien we vaak dat er extra processtappen worden toegevoegd, bijvoorbeeld omdat het proces niet goed functioneert of omdat iemand een specifieke voorkeur heeft. Daarom voeren we periodiek een actualisatie van het proces uit. Loopt het nog steeds zoals ooit bedacht? En zo niet, wat kunnen we doen om dit te optimaliseren?
Maximaal resultaat door de juiste professional voor uw uitdaging.
Expertises
EXILO biedt verschillende expertises in financiële vraagstukken, control, P&C cyclus, inzicht & sturing, risicobeheersing en duurzaamheidsverslaggeving. We helpen publieke organisaties met efficiënte processen en toekomstgericht advies.
Adviesgesprek
Bij EXILO begrijpen we dat elke organisatie unieke financiële uitdagingen heeft. Vraag een adviesgesprek aan en krijg direct inzicht in oplossingen voor uw financiële uitdagingen. Wij staan klaar om samen met u een gericht plan op te stellen voor uw organisatie.
Veelgestelde vragen
Waarmee kunnen we u helpen?
Het doel van procesoptimalisatie is om de kwaliteit te verhogen en de kosten te verlagen door inefficiënties in processen te verbeteren, zodat medewerkers hun tijd aan de juiste werkzaamheden besteden en de organisatie effectiever en kostenefficiënter wordt.
Wij beginnen met het analyseren van het proces door kennis te nemen van alle beschikbare informatie en documentatie, de huidige werkwijze in de praktijk te onderzoeken via interviews en Proces Mining, waarbij data de feiten van de processen weergeeft.
Het is belangrijk om de huidige werkwijze in de praktijk te begrijpen, omdat papieren procesbeschrijvingen alleen waardevol zijn als ze ook in de praktijk werken. Daarom wordt de praktijk onderzocht om een volledig beeld van het proces te krijgen.
